Para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y usabilidad de los documentos de archivo, todo sistema de gestión documental debe, necesariamente, ejecutar las mismas acciones archivísticas que se realizan sobre documentos en soporte papel, pero adecuados al entorno electrónico.
Por tal razón es indispensable que, a la hora de su captura o creación, el documento contenga las características de la serie documental a la cual pertenece; de lo contrario, no podrá ser gestionado conforme lo dicte la norma que le dio origen, ni podrá ser administrado adecuadamente a lo largo de todo el ciclo de vida hasta su disposición final, es decir, transferido, puesto a disposición de toda la entidad desde el Repositorio Digital Institucional, servido y finalmente preservado permanentemente, o eliminado al finalizar su plazo de retención.
Si tenemos dudas al respecto, solo respondamos la siguiente pregunta: ¿conocemos alguna documentación que no haya sido valorada y clasificada, y que aún se sepa en donde se encuentra a pesar del paso del tiempo?
Te aseguro que la respuesta es, «no».
Si deseas entender claramente el porqué de la afirmación de esta publicación, comunícate con la gente de Documentum.space. Verás cómo un sistema de gestión documental puede minimizar errores en la gestión de tu entidad, además de ahorrar dinero, tiempo y preocupaciones innecesarias.