Más de una vez hemos escuchado el fatídico: – «Sigue el trámite y luego regularizamos», ¿no es cierto?
Resultado de acatar esta indicación es la incorporación de documentos saltándose las los prerrequisitos requeridos por procedimientos que conforman expedientes, haciendo no fiables los resultados del trámite.
Pero para resolver este grave asunto -que es aprovechado por la corrupción-, los sistemas de gestión documental bien desarrollados cuentan con un elemento fundamental: el índice digital, el cual permite evidenciar la alteración del principio de orden original a lo largo del trámite a través de dos metadatos fundamentales que son alimentados automáticamente: fecha de creación de los documentos y fecha de incorporación al expediente.
De esta manera, el índice digital, con estos y demás metadatos que lo conforman, garantiza la autenticidad, integridad y fiabilidad de los documentos y expedientes, y, en consecuencia a la certeza de los resultados de los trámites iniciados y concluidos en los sistemas de gestión documental desarrollados conforme lo establecen las leyes, normas y reglamentos vinculados a la gestión archivística, al procedimiento administrativo y al gobierno digital.
Si necesitas saber cómo conformar un índice digital que garantice la fiabilidad de los trámites en tu Entidad, no dudes en comunicarte con la gente de Documentum.space.