Es únicamente cuando nos enfrentamos a la vulneración de datos personales en los sistemas electrónicos de gestión documental, que nos preguntamos qué se debió hacer para evitarlo.
Y la respuesta es muy sencilla: consultar a los especialistas de gestión documental, quienes habrían indicado la necesidad de incorporar la Validación documental a los sistemas, considerando todos aquellos metadatos que configuran la descripción de cada serie documental, a saber, la accesibilidad, los tipos documentales y su acumulación de acuerdo al flujograma de proceso, la responsabilidad de los involucrados en la conformación de cada expediente, así como los plazos de retención, sin olvidar la conservación de la trazabilidad en cada uno de los niveles de archivo hasta su disposición final.
Como se puede observar, construir un efectivo sistema de gestión documental, más que desarrollar una herramienta tecnológica, es construir una arquitectura que permita la articulación entre entidades para la identificación inmediata de las condiciones de autenticidad, integridad y confidencialidad de cada documento, a fin de que no se vulnere la información gestionada que, en última instancia pertenece a la ciudadanía.
Si deseas conocer cómo incorporar la Valoración en el sistema de gestión documental de tu Entidad, comunícate con la gente de Documentum.space.