Para la Real Academia de la Lengua Española, que algo esté disponible significa que «se puede disponer libremente de ella o que está lista para usarse o utilizarse.» Sin embargo, para la gestión documental, esta definición no corresponde totalmente a la realidad pues, no será posible la disposición libre de toda la información, sin considerar las regulaciones y los controles de acceso que garantice el cumplimiento de lo establecido en las excepciones de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, así como la Ley de Protección de Datos Personales.
Por otra parte, conforme lo define el Archivo General de la Nación de Colombia, la Disponibilidad es mucho más amplio en el mundo archivístico, y aún más en el entorno electrónico, pues «significa que se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar y leer.»1, lo que implica, en materia de gestión documental, una serie de transacciones realizadas a partir de un esquema de metadatos que permita, a través de la vinculación entre las distintas entidades involucradas en la gestión documental: la localización de cada pieza documental; la recuperación filtrada desde las tablas de control de acceso y correspondientes regulaciones; la interpretación del objeto de información desde el sistema que lo produjo o de un emulador válido; y lectura, garantizado su consulta en el tiempo a lo largo del ciclo de vida definido en la Valoración de cada documento.
De esta manera, la discrepancia fundamental entre estas dos fuentes está en que la Disponibilidad archivística, a diferencia de la definición clásica, no debe dar acceso libre a todos los documentos sin responder al contexto, reflejado en las políticas y regulaciones propias de cada entidad. Pero, sí, coincide totalmente en que, todo objeto de información deberá estar listo para usarse y utilizarse, es decir, no deberá existir dificultad técnica alguna que impida la consulta mientras sea necesario, a los agentes autorizados.
Si necesitas dar acceso a los activos de información, considerando las restricciones definidas en la Valoración documental de tu Entidad, no dudes en consultar a la gente de Documentum.space.
Referencias
- Colombia. Archivo General de la Nación, 2012, Guías de Cero Papel de la Administración Pública; Definiciones, características y Metadatos Para la Gestión de Documentos Electrónicos, de http://preservandoparaelfuturo.org/