Muchas veces, debido a las necesidades de conservación de los documentos de gran valor, en las entidades públicas iniciamos procesos de digitalización documental sin considerar todos los factores necesarios para que dicha inversión realmente responda a las exigencias de disponibilidad y usabilidad de lo activos de información a mediano y largo plazo, como lo indica el Reglamento de Gobierno Digital.
En efecto, el primer impulso es buscar una solución inmediata que, si no se planea adecuadamente con un profesional en gestión documental que elabore los instrumentos archivísticos que permitan la escalabilidad de las herramientas para la gestión documental con tecnologías de información, entre los que se encuentra el esquema de metadatos, será imposible el reúso de la documentación digitalizada desde el sistema de gestión de documentos en el entorno electrónico, es decir, no será posible la interoperabilidad entre, al menos, ambos recursos.
Además, no debemos olvidar que toda documentación -independientemente del soporte en la cual se encuentre- deberá contar con la Valoración correspondiente, y, por lo tanto, ser gestionada, finalizada, y transferida al Repositorio Digital Institucional, donde se deberá encontrar con aquel material digitalizado para continuar con la trazabilidad de ambas fuentes para el servicio, hasta su disposición final…y más allá.
Si deseas que el sistema de gestión documental de tu Entidad interopere con la documentación digitalizada, no dudes en comunicarte con la gente de Documentum.space.