Sabemos que los trámites que se realizan en las entidades públicas deben contar con sustentos confiables, es decir, documentos auténticos, íntegros y que no puedan ser repudiados. En el entorno electrónico, tales propiedades generalmente son garantizados por los documentos electrónicos con firma digital.
También tenemos conocimiento que, mientras cumplimos funciones en una entidad, podemos encontrar dentro del flujo, tanto documentos con firmas digital, como escaneados que han sido capturados, ya sea por Mesa de Partes Virtual o por el proceso de digitalización sin valor legal de la entidad receptora; estos últimos sin la firma digital que atribuye fiabilidad. Es así como, en la mayoría de los casos, para el correcto ejercicio de nuestras funciones necesitamos tener la certeza de que los documentos que utilizamos como sustento para la toma de decisiones, son totalmente confiables.
Para responder a esta necesidad -con los debidos metadatos incorporados al sistema de gestión documental- es posible identificar aquellos documentos que no cuenten con valor legal o que, debido a una inadecuada manipulación han sufrido modificaciones, perdiendo de esa manera su intangibilidad y, por lo tanto, su fiabilidad.
Si deseas que el sistema de gestión documental de tu entidad identifique los documentos con valor legal de los que no lo tienen, comunícate con la gente de Documentum.space.