Todos. Todos los procesos y procedimientos archivísticos son imprescindibles para garantizar una gestión documental adecuada.
Sin embargo, en muchas ocasiones, los procesos técnicos archivísticos no son aplicados de manera oportuna a lo largo del ciclo de vida de los documentos, poniendo en riesgo la identificación y recuperación de la información.
Ejemplo de estas falencias las podemos encontrar luego que se transfieren expedientes desmembrados por tipos documentales, o con series documentales mal definidas, acarreando serios problemas a la hora de la búsqueda de documentos en el correspondiente Archivo Central.
Sabemos que, según las funciones de cada nivel de archivo, la documentación sigue siendo de propiedad de la unidad de organización, por cuanto no es lícita la reorganización de los expedientes en el Archivo Central luego de su transferencia primaria.
Pero entonces, ¿cómo podemos solventar el problema «no se encuentra el documento» resultado de una deficiente organización y/o valoración documental?
La solución más expedita, la «resuelve males» es la aplicación de la descripción documental escalable y por niveles, de lo general al detalle, es decir, desde las unidades de instalación hasta la unidad documental simple, en caso de ser necesario. Esto, sin perder de vista elementos tan relevantes como las siglas, los acrónimos y las abreviaturas y en el marco del esquema de metadatos adecuado a la organización, que permita relacionar la información independientemente del soporte en el cual la documentación se encuentren.
Si deseas evaluar las posibles soluciones posibles de acuerdo al caso que se presenta en tu entidad, no dudes en comunicarte con la gente de Documentum.space.