Si de algo estamos seguros los archivos, es que la totalidad de los documentos de archivo conforman expedientes, recordando con nostalgia y afecto -los archivos somos muy sensibles y tenemos una gran memoria afectiva- aquella definición dada por nuestro AGN al expediente: «unidad documental compuesta». Es así como, en soporte papel, todos los actuados de un asunto iban a reposar, conforme a los principios archivísticos, a una carpeta o folder. Es así que, cuando solicitaban consultar un expediente, se prestaba la unidad de conservación completa, y listo.
Pero ahora, con la gestión en medios electrónicos, cuando algún funcionario desea consultar un expediente, en muchas ocasiones he escuchado pedir al archivero:
– No me envíes todos esos PDF porque pierdo tiempo y me confundo. Envíame todo en un solo archivo con todo».
¡Y ahí es que los archiveros meten la pata! – ¿Y por qué?, me preguntarán.
Sabemos que los documentos de archivo son confiables, es decir, auténticos e íntegros y que, en el caso de los documentos en formato PDF, deben estar firmados digitalmente para garantizar por equivalencia funcional el servicio de no repudio. Dicha certeza lo brinda algo llamado código hash, cuyo fin es verificar la integridad de los mensajes y autenticar la información.
Pero, cuando a un documento en formato PDF le unes uno o más documentos para armar un expediente, ese código hash se rompe, es decir, los documentos dejan de ser íntegros y auténticos, pues su unidad ha sido modificada. De esta manera, no solamente deja de ser confiable, sino que, cualquier toma de decisión que se haga a partir de la consulta de esos documentos no fiables, podría llegar a ser errónea, acarreando responsabilidad administrativa.
Si deseas comprender mejor las definiciones expresadas en esta publicación, y cómo evitar este error en la gestión documental electrónica, comunícate en la gente de Documentum.space.