Aun cuando el punto de partida ideal para desarrollar un sistema de gestión documental es el análisis contextual y funcional de las organización que desea contar con uno, esta no es la realidad en la inmensa mayoría de las entidades públicas, generalmente por dos razones fundamentales: 1. No consultan a las oficinas o dependencias responsables de la gestión documental, encargando el desarrollo únicamente a la gente de tecnologías de información, o 2. los especialistas del área de archivo no saben cómo hacerlo, y por lo tanto, no tienen la capacidad de liderar el desarrollo de un sistema de gestión que efectivamente responda a lo requerido en la normativa vigente.
Ciertamente esta lamentable realidad se debe, fundamentalmente, al desconocimiento de la materia por parte, no solamente de los involucrados en el proceso de desarrollo, por cuanto es necesario que la alta dirección comprenda la necesidad de contar con especialistas que comprendan los desafíos que la transparencia y la rendición de cuentas, y actúen en consecuencia formándose permanentemente en la materia, puesto que, como todos sabemos, la Archivística « es una ciencia en progreso».
En efecto, todo especialista en archivos y gestión documental vigente y actualizado, está comprometido a conocer y dominar al menos aquellos instrumentos sin los cuales es imposible desarrollar verdaderos sistemas de gestión documental. Entre estas herramientas encontramos los requisitos funcionales, para definir qué debe hacer el sistema a desarrollar; el esquema de metadatos que permite la relación de las entidades vinculadas a la gestión documental, con sus correspondientes atributos, y para la interoperabilidad, no solo entre entidades sino también entre los distintos sistemas existentes al interior de la organización; el vocabulario controlado para homologar la descripción que, a su vez, permite la búsqueda, acceso y recuperación de la información, y todo esto, en función de un estadio lógico intermedio que traslada los documentos entre los distintos niveles de archivo existentes en el sistema, y que garantiza la autenticidad, integridad, usabilidad y accesibilidad de los documentos a lo largo del ciclo de vida establecido en las tablas de valoración documental, es decir, el índice digital.
Si intuyes que esto es lo que necesita tu Entidad, no dudes con comunicarte con Documentum, pues, podemos brindarles la capacitación que requieras, así como acompañarles en el desarrollo del sistema de gestión documental adecuado a sus necesidades como a la normativa nacional vigente.