Todo trámite en pro de los ciudadanos realizado en cualquier Entidad pública, debe ser notificado al interesado para que surta los efectos jurídicos sobre los derechos que brinda.
Por tal motivo, es indispensable que el expediente correspondiente al trámite realizado, cuente no solamente con la notificación sino con la garantía de que el ciudadano haya tomado conocimiento de esta a través del cargo de la notificación, independientemente del tipo documental que se utilice, ya sea cédula de notificación, carta o cualquier otro documento aprobado por la Entidad emisora, o, en caso del entorno electrónico, mediante casilla electrónica.
Esto significa que, en la planeación del SGDE de cada Entidad será necesario incorporar las herramientas tecnológicas que permitan la inclusión de dichos cargos, además de garantizar que el índice digital lo reconozca para una finalización idónea de cada expediente electrónico, recordando que la firma digital que se utiliza para cada cierre, acarreará responsabilidad por parte del firmante.
La presencia del cargo de notificación servirá de evidencia de la finalización de cada trámite, pero la garantía de la integridad dependerá, ya sea de lo que se indique respecto a la serie documental en el PCDA y en el inventario de transferencia documental, y de la planeación del índice electrónico, tanto en el soporte papel como en el entorno electrónico, respectivamente.
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