Para comprender la relevancia del Índice Digital, es fundamental saber qué es, desde al menos estos tres puntos de vista: la mirada normativa, el aspecto archivístico, y la seguridad de la información.
De esta manera, abordando el aspecto normativo, el artículo 42 del Decreto Supremo N° 029-2021-PCM, Reglamento de Gobierno Digital, define al Índice Digital como “el instrumento que contiene la relación y datos para la identificación de los documentos electrónicos que integran el expediente, los cuales están ordenados en forma cronológica, alfabética, numérica o mixta”.
Esta definición da pie, entonces, para interpretar el aspecto archivístico, debido a que, esta definición incorpora, tanto las formas de ordenamiento establecidas en las normas archivísticas, como el Principio de Procedencia, que es una de las dos columnas en la que se apoya la archivística tradicional orientada a la identificación del contexto, entre otras cosas.
Finalmente, pero no siendo el último aspecto a analizar, es el relacionado a la seguridad de la información, ya que el Índice Digital, desarrollado con el adecuado esquema de metadatos, es la única garantía y evidencia de una correcta cadena de custodia mediante la trazabilidad de los documentos que conforman cada expediente.
Pero, ¿cómo podemos desarrollar un Índice Digital que nos provea de estas condiciones ideales para alcanzar la fiabilidad de los expedientes?
Eso lo veremos en las próximas publicaciones, describiendo uno a uno los metadatos que deberán conformar el Índice Digital.
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