Con la aparición del Decreto Supremo N° 029-2021-PCM, que aprueba el Reglamento del Gobierno Digital, se ha definido al documento archivístico digital como «aquel documento electrónico que contiene información en soporte o medio digital y es conservado de manera segura como evidencia y/o activo de información, respetando la integridad documental«.
Ciertamente, esta definición no agrega conceptualmente nada que no se supiera los documentos de archivo, pero sí revela de manera definitiva la importancia del debido tratamiento, en este caso, de manera particular, sobre los documentos en el medio electrónico. Es decir, precisa que características, de manera automatizada, deben ser garantizadas en cualquier sistema de gestión documental.
Al respecto, la norma no innova, pero sí apela a la archivística universal, para recordar que, al igual que sobre la documentación que se encuentra en soporte papel, se deben aplicar los mismos procesos que garanticen la permanencia y accesibilidad de los activos de información, solamente que, contando con la tecnología, esta sí se podría realizar de manera prístina, por supuesto, si desarrollamos nuestros sistemas basados en un correcto esquema de metadatos.
Es así como salen a la luz las características de los documentos de archivo en entorno digital, a saber: autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad, y usabilidad, y que abordaremos en las próximas cinco publicaciones, finalizando con uno que, aun cuando no se describe en nuestro Reglamento de Gobierno Digital, sí se encuentra en el TUO de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, a saber, la intangibilidad, es decir, intocable, lo que, en el contexto administrativo se refiere a que ningún documento deberá ser, no solamente no modificado sino alterado en ninguna de sus características, sean internas o externas.
Debido a la relevancia de las características del documento archivístico digital, estos serán abordados en los próximos cinco artículos de Yo, Archivo.
De igual modo, en Documentum.space nos ponemos a disposición para brindarte el asesoramiento que requiera tu organización para garantizar las características de los documentos de archivo digital en el sistema de gestión documental.