El hecho de que contemos con un maravillo Reglamento de Gobierno Digital en el Perú, no significa que debamos «inventar el agua tibia». En efecto, mientras más homologado sean las normas nacionales a las existentes en otros países, en particular aquellas vinculadas al gobierno digital o la transformación digital, podremos tener la certeza de que andamos por buen camino.
Esta homologación nos permite, entonces, apelar a definiciones archivísticas universales como la correspondiente a la Autenticidad, que tomamos en este caso -y en los próximos cuatro artículos- del Archivo General de la Nación de Colombia, que, debido a su larga trayectoria en materia de gestión documental electrónica, nos permite comprender, de manera sencilla, conceptos que pueden, en algunos casos, ser complejos.
Es así como, definimos la Autenticidad como la característica que «demuestra que el documento es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona que afirma haberlo creado o enviado, y que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma«.1
De esta manera, dicho ente rector otorga al documento, a través de la autenticidad, la responsabilidad de declararse a sí mismo auténtico, y que, en el caso de ser digital en un entorno electrónico deberá contar con alguna herramienta válida para el mismo contexto -no ya una firma manuscrita- que le brinde la calidad de auténtico y no repudio.
Para dar respuesta a esta exigencia, el mismo Gobierno Digital en el Perú ofrece una única herramienta: la firma digital, para garantizar de manera inicial la autenticidad de cada documento, a través de un certificado registrado a nombre personal o institucional, y con el correspondiente sellado de tiempo.
Sin embargo, que dicha autenticidad en cada documento se mantenga incólume, dependerá de la seguridad que el sistema de gestión documental ofrezca porque, al igual que con los documentos en soporte papel, la autenticidad puede ser fácil y rápidamente vulnerada si no se cuenta con un adecuado esquema de metadatos que permita una rigurosa trazabilidad de las transacciones documentales.
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Referencias
- Colombia. Archivo General de la Nación, 2012, Guías de Cero Papel de la Administración Pública; Definiciones, características y Metadatos Para la Gestión de Documentos Electrónicos, de http://preservandoparaelfuturo.org/