Aun cuando la definición de Fiabilidad es muy concreta y sencilla de entender, su comprensión es un poco más compleja, puesto que requiere la respuesta de una serie de cuestionamientos que, en un entorno electrónico con mucho más ´fáciles de responder.
Entonces, si definimos la Fiabilidad como la representación exacta de » lo que se quiso decir en el (documento)», y es una «representación completa y precisa de lo queda testimonio y se puede recurrir a él para demostrarlo»1, significa que dicho activo documental cuenta, de antemano, con la autenticidad que abordamos en la publicación anterior, pero no solo eso. Para garantizar la Fiabilidad, la autenticidad no basta.
En efecto, la Fiabilidad ¿Qué otra cosa requiere?
Respondiendo a las siguientes preguntas -que son aplicables para la gestión documental en soporte papel o electrónico- podemos identificar las demás piezas necesarias:
- ¿Estoy seguro que ha funcionado la cadena de custodia del documento desde su producción o recepción?
- ¿Estoy seguro que la firma digital del documento es cierto?
- ¿El código Hash se mantiene?
- ¿El repositorio donde se custodia el documento, es confiable? Es decir, ¿cuenta con la debida seguridad dela información?
- ¿El sistema de gestión documental tiene incorporadas las tablas de control de acceso y las utiliza para cada transacción?
Y, finalmente, la pregunta más precisa que podemos hacernos es: ¿confío realmente en ese documento de archivo que estoy consultando?
Muy probablemente, en una gestión documental en soporte papel, es casi imposible responder afirmativamente, pero, la gestión en el entorno electrónico, debería subsanar exitosamente todas estas preguntas, a través del uso de metadatos a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos.
Si deseas saber cómo desarrollar un esquema de metadatos que garantice la fiabilidad de los documentos de archivo digitales, contacta a la gente de Documentum.space.
Referencias
- Colombia. Archivo General de la Nación, 2012, Guías de Cero Papel de la Administración Pública; Definiciones, características y Metadatos Para la Gestión de Documentos Electrónicos, de http://preservandoparaelfuturo.org/