Uno de los indicios de la importancia de una serie documental es la frecuencia con la que los documentos que la componen son solicitados, tanto por clientes internos como externos. Por tal razón, para garantizar la transparencia, la rendición de cuentas y el acceso a la Información, será necesario, para definir con precisión y sin temor a equivocarse, este campo de datos, aunado al marco normativo, analizado en la publicación anterior.
Esto se debe a que, “aun cuando en función de la correspondiente base legal se asigne un plazo de retención determinado a una serie documental, es posible extender dicho período al reconocer las necesidades de servicio, ya sea en la fase activa o semiactiva luego de la pormenorizada Valoración documental”. (Viloria, 2023)
Cabe indicar que este campo de datos “Frecuencia de servicio” brinda, a la gestión documental electrónica, tres elementos utilísimos que permiten tanto el análisis de métricas, desarrollar planes de preservación digital, así como proyectar la demanda de recursos a corto, mediano y largo plazo. Estas funcionalidades las puedes consultar en La valoración documental: indispensable para el desarrollo de sistemas de gestión documental en el marco del gobierno digital en el Perú. Caso: Lima.
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Referencias:
Viloria Ortín, M. E. del C. (2023). La valoración documental: indispensable para el desarrollo de sistemas de gestión documental en el marco del gobierno digital en el Perú. Caso: Lima. Ciencia Latina Revista Científica Multidisciplinar, 7(1), 2320-2349. https://doi.org/10.37811/cl_rcm.v7i1.4593