La Ficha Técnica de Serie Documental (FTSD) que forma parte del Programa de Control de Documentos Archivísticos (PCDA), presenta al “Soporte papel”, «Medio electrónico”, y “Otros” como opciones para describir las “Características físicas del documento” que conforma cada serie documental.
A primera vista, se puede entender este campo como un componente de información genérica porque, si bien es cierto, este se refiere al soporte o medio en el cual se custodia el expediente completo de la serie documental correspondiente, abre a una dimensión mucho más específica, más aún cuando la documentación se gestiona en un entorno electrónico, pues, “Aun cuando es posible que este campo de datos que presenta la ficha técnica de serie documental parezca únicamente informativo cuando gestionamos archivos, es realmente relevante para la gestión documental.” (Viloria, 2023)
Me explico.
Partiendo de la premisa que es condición sine quanon para la gestión documental, que los documentos de archivo estén disponibles y usables de acuerdo a la valoración definida para la serie documental a la cual pertenecen, estos deben ser totalmente recuperables, y leídos, escuchados o visualizados, independientemente del formato en el que hayan sido creados.
En este sentido, más allá de las “características físicas del documento”, es fundamental comprender e incorporar, a los requisitos funcionales del sistema de gestión documental que se desarrolle para la administración de estos documentos, el soporte, el formato y el sistema con el cual se creen, a fin de garantizar las últimas dos características del documento archivístico conforme lo precisa el numeral 49.2 del Reglamento de Gobierno Digital, a saber, disponibilidad y usabilidad (2021, p. 18).
Esta información específica, además, será de inmensa utilidad a la hora de desarrollar el índice digital -como lo veremos en una próxima publicación-, que es el elemento fundamental para garantizar las primeras tres características del documento archivístico, señalado en el dispositivo legal mencionado.
Si tienes dudas respecto a los formatos que necesitas para garantizar que la totalidad de los documentos en soporte electrónico puedan estar disponibles durante el tiempo que así se requiera, comunícate con la gente de Documentum.space.
Referencias:
Presidencia de la República. (2021). Decreto Supremo Nº 029-2021-PCM, Decreto Supremo que aprueba el Reglamento del Decreto Legislativo Nº 1412, Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Gobierno Digital, y establece disposiciones sobre las condiciones, requisitos y uso de las tecnologías y medios electrónicos en el procedimiento administrativo.
Viloria Ortín, M. E. del C. (2023). La valoración documental: indispensable para el desarrollo de sistemas de gestión documental en el marco del gobierno digital en el Perú. Caso: Lima. Ciencia Latina Revista Científica Multidisciplinar, 7(1), 2320-2349. https://doi.org/10.37811/cl_rcm.v7i1.4593