El índice digital -o electrónico- solo podrá ser desarrollado a partir de la Valoración documental, y, a su vez, la mejor forma de comprender, de manera concreta, la utilidad de la Valoración, es a través de la identificación de los componentes de este índice.
En efecto, el índice digital “es un elemento fundamental que, bien planeado y diseñado, puede ser la garantía de la integridad de los expedientes, permitiendo vislumbrar la finalización de la vida activa del documento -que podemos vincularlo a los primeros dos procesos del Modelo de Gestión Documental- y el eventual paso a la vida semiactiva en el Repositorio Digital Institucional”. (Viloria, 2023)
De hecho, el índice digital está conformado por una serie de datos, fundamentalmente extraídos del Programa de Control de Documentos Archivísticos (PCDA) en el Perú, y, como en otros países, con otra serie de instrumentos archivísticos entre los que se encuentran las tablas de control de acceso, los cuadros de clasificación y vocabularios, además de aquellos metadatos propios que se generan cuando los activos de información se reciben, crean y tramitan, y que, con todos estos datos debidamente relacionados, garantiza la autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y usabilidad prescrita en la norma que rige la materia, para una verdadera gestión documental. (DS 029-2021-PCM, núm. 49.2, 2021, p. 18).
Pero, la función del índice digital no reside únicamente en lo indicado anteriormente, sino que es la herramienta que permite el tránsito de los expedientes electrónicos entre los distintos niveles de archivo, programados en el sistema de gestión documental, que permite, tanto las transferencias documentales al Repositorio Digital Institucional, como la elaboración, desde el Archivo Central, de propuestas de eliminación para ser presentadas al Archivo General de la Nación del correspondiente país o, en el Perú, también a los archivos regionales.
Si deseas conocer cómo se articulan los datos de valoración para una adecuada gestión documental en el entorno electrónico, a lo largo del ciclo vital de los documentos, comunícate con la gente de Documentum.space.
Referencias:
Presidencia de la República. (2021). Decreto Supremo Nº 029-2021-PCM, Decreto Supremo que aprueba el Reglamento del Decreto Legislativo Nº 1412, Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Gobierno Digital, y establece disposiciones sobre las condiciones, requisitos y uso de las tecnologías y medios electrónicos en el procedimiento administrativo.
Viloria Ortín, M. E. del C. (2023). La valoración documental: indispensable para el desarrollo de sistemas de gestión documental en el marco del gobierno digital en el Perú. Caso: Lima. Ciencia Latina Revista Científica Multidisciplinar, 7(1), 2320-2349. https://doi.org/10.37811/cl_rcm.v7i1.4593