Cuando gestionas documentos en papel, puedes evaluar «al toque» los documentos que cuentan con valor legal, de aquellos que no. No así en el entorno electrónico, donde que necesitarías abrir cada documento para poder verificarlos uno a uno.
Esta dificultad puede ser fácilmente resuelta incorporando este requisito funcional a tu sistema de gestión documental, a través de la identificación automatizada del formato del objeto de información capturado, y sus metadatos técnicos.
Además, la incorporación de este requerimiento también facilitaría la macrovaloración previa al procedimiento de eliminación, el cual, también tendría que ser automatizada, por supuesto, con la previa conformación y presentación electrónica de expedientes al Archivo General de la Nación o Archivo Nacional, y su consecuente autorización.
Si deseas saber cómo y en cuál parte del proceso incorporar esta identificación automátizada, en Documentum.space estamos para ayudarte.