Otro de los campos del Programa de Control de Documentos Archivísticos (PCDA) que es, aparentemente, inútil, es el que registra las normas que rigen los procesos y trámites administrativos. Sin embargo, es la única información con la que pueden definirse, de manera objetiva, los plazos de retención en los distintos niveles de archivo de la serie documental correspondiente.
Para ello, antes, debemos comprender una realidad propia en la administración pública y su relación con los ciudadanos, cuyo comportamiento deberá estar definido exhaustivamente en la norma específica que lo precise, para honrar lo indicado en el literal a., numeral 24 del artículo 2 de la Constitución Política del Perú: “Nadie está obligado a hacer lo que la ley no manda, ni impedido de hacer lo que ella no prohíbe.” (1993, p. 14)
En este sentido, será la norma específica la que podrá garantizar el tratamiento de cada serie documental en función de la misión a cumplir, siendo esta la base y el fundamento de la Valoración. Por tal razón, el Archivo General de la Nación (AGN), en el cumplimiento de su responsabilidad en cuanto a salvaguardar el patrimonio documental de la nación, deberá, antes de aprobar la eliminación de documentos, verificar que el acervo documental que cada entidad pública propone para tal fin, no vulnere lo indicado en la norma que le corresponda.
De esta manera, se entiende que la identificación de las normas que rigen cada serie documental, no solamente no es inútil sino indispensable para la adecuada Valoración documental, independientemente del soporte en el cual se encuentren los documentos, pues, no olvidemos que no solamente debemos presentar al AGN expedientes de eliminación de documentos en soporte papel, sino también de aquellos que, creados, tramitados y custodiados hasta la finalización de los plazos de retención, se encuentren en los repositorios digitales de cada institución pública.
Puedes profundizar respecto a la utilidad del campo del “Marco Normativo”, en La valoración documental: indispensable para el desarrollo de sistemas de gestión documental en el marco del gobierno digital en el Perú. Caso: Lima.
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Referencias:
Viloria Ortín, M. E. del C. (2023). La valoración documental: indispensable para el desarrollo de sistemas de gestión documental en el marco del gobierno digital en el Perú. Caso: Lima. Ciencia Latina Revista Científica Multidisciplinar, 7(1), 2320-2349. https://doi.org/10.37811/cl_rcm.v7i1.4593
Congreso de la República. Constitución Política del Perú. (1993). (Edición del Congreso de la República, Julio 2023) https://www.congreso.gob.pe/Docs/constitucion/constitucion/Constitucion-Agosto-2023.pdf