Pocas veces nos percatamos de la función de los tipos documentales en los trámites administrativos -y menos aún en los trámites de administración-; sin embargo, si deseamos alcanzar una robusta gestión documental, independientemente del soporte, es fundamental mapear los tipos documentales que se generan o reciben a lo largo del proceso hasta el otorgamiento del derecho correspondiente.
De hecho, archivísticamente hablando, para la ejecución correcta de las transferencias documentales es indispensable la presencia e identificación de cada tipo documental durante la validación o verificación de la integridad de cada expediente conforme a la descripción de la serie documental a la que pertenezca.
De igual modo en el caso de la gestión de documentos en el contexto digital, este cotejo entre los tipos documentales que deben estar presentes de manera obligatoria en cada expediente, es realizado automáticamente antes de su cierre con el respectivo índice digital firmado digitalmente.
De esta manera, sigue siendo el tipo documental el elemento fundamental para garantizar que el trámite se haya ejecutado conforme a lo establecido, muy particularmente a aquellos descritos en el Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA), cuya función es priorizar y consignar de manera oportuna los derechos que el Estado está obligado a brindar a sus ciudadanos.
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Referencia:
Viloria Ortín M. E. del C. (2025). Tipos documentales y el procedimiento administrativo general para la gestión documental en el gobierno digital. Revista Del Archivo General De La Nación, 39(2), 49-74. https://doi.org/10.37840/ragn.v39i2.173