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Sobre los documentos de gestión para implementar un Sistema de Gestión Documental.

¿Qué tan necesarios son los documentos de gestión para implementar un Sistema de Gestión Documental?

Es una opinión generalizada que para gestionar documentos en una entidad, únicamente se necesita contar con un software para el manejo de documentos. De esta manera, pensamos erróneamente que basta con desarrollar herramientas tecnológicas para la gestión documental.

Para que cualquier proyecto de gestión de archivos o de gestión documental pueda considerarse factible, es indispensable la existencia de documentos de gestión que justifiquen su existencia. Por tal razón, es a través de la formulación de instrumentos que regulen la gestión documental en concordancia con las condiciones que presenten las distintas dependencias vinculadas a la toma de decisiones en las entidades, para que todo proceso de modernización y transformación digital pueda ser viable, y se lleve a cabo de manera exitosa y sostenible.

Estos documentos de gestión que permiten el desarrollo de proyectos para la gestión de documentos, independientemente del sopore en el cual se encuentren pueden ser lineamientos, manuales o guías técnicas que orienten el diseño y creación de documentos, sean regulares o especiales, y de gestión de documentos y expedientes electrónicos.

Igualmente son documentos de gestión aquellos que orientan los procedimientos de transferencia y eliminación, tanto en soporte papel como en entorno electrónico, además de la conformación de expedientes híbridos; la regularización de los medios de reprografía al interior de la entidad; la descripción y homologación para la descripción documental y sus correspondientes metadatos en el caso electrónico; reglas de catalogación incorporando abreviaturas, acrónimos y siglas; planes de conservación y de preservación digital, entre otros, sin olvidar que la gestión documental comprende la disciplina archivística durante todo el ciclo de vida de los documentos.