Argumentalia

Sobre la Descripción de documentos y expedientes.

¿Conoces las razones por las que es fundamental desarrollar estos instrumentos orientados a la homologación de la descripción de documentos y expedientes para la gestión documental?

La descripción documental es vital para la identificación, búsqueda y recuperación de estos durante todo su ciclo de vida, puesto que es el proceso archivístico que permite identificar las características internas y externas de cada documento, independientemente del soporte en cual se encuentre.

Esto significa que, en caso de no identificar de manera precisa la estructura en la cual se describen todos los documentos y expedientes, estos difícilmente se podrán encontrar de manera oportuna, más aun en el entorno electrónico.

Por tal razón, para que se pueda encontrar y consultar documentos y expedientes de manera eficiente en un Sistema de Gestión Documental, ya sea SGDE o SGDEA, es necesaria la homologación en la descripción de estos, y de acuerdo a cada serie documental. A su vez, esta homologación permitirá la construcción de algoritmos de indización desde las distintas plataformas de emisión y captura de documentos, considerando el aspecto etnológico en cada organización.