{"id":94,"date":"2023-02-21T08:44:46","date_gmt":"2023-02-21T13:44:46","guid":{"rendered":"https:\/\/documentum.space\/blog\/?p=94"},"modified":"2023-02-22T10:49:43","modified_gmt":"2023-02-22T15:49:43","slug":"no-encuentro-el-documento","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/documentum.space\/blog\/?p=94","title":{"rendered":"\u00a1No encuentro el documento!"},"content":{"rendered":"\n

Hace d\u00edas, desesperados, llegaron a m\u00ed buscando caja por caja un documento que hab\u00eda solicitado un ciudadano por acceso a la informaci\u00f3n p\u00fablica. Al parecer, nadie ten\u00eda la certeza de donde podr\u00eda estar dicho documento.<\/p>\n\n\n

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Imagen de asier_relampagoestudio<\/a> en Freepik<\/figcaption><\/figure>\n<\/div>\n\n\n

Aun cuando a los archivos no nos gusta que esto suceda, lamentablemente es una situaci\u00f3n recurrente que puede ser evitada siguiendo unas sencillas medidas de prevenci\u00f3n como son, 1) la organizaci\u00f3n de los documentos durante su gesti\u00f3n con su correspondiente instrumento descriptivo, y 2) el registro de cada uno de los documentos que se presten a los funcionarios para que estos puedan realizar el tr\u00e1mite, a fin de saber qui\u00e9n tiene los documentos por si alguien m\u00e1s llega a solicitarlos.<\/p>\n\n\n\n

Ambas acciones pueden ser realizadas en un solo instrumento descriptivo que contenga al menos los siguientes campos: nomenclatura del documento, asunto del documento, ubicaci\u00f3n del documento, es decir, en cu\u00e1l carpeta, folder o caja se encuentra, adem\u00e1s de varios campos relacionados a los pr\u00e9stamos o entrega de documentos que se realice en el d\u00eda a d\u00eda, como pueden ser: fecha de pr\u00e9stamo o salida del documento, persona a quien se le entreg\u00f3, y cantidad de folios entregados.<\/p>\n\n\n\n

Esto va a permitir que todos los documentos puedan ser ubicados y recuperados en los archivos de gesti\u00f3n, y disminuir el nivel de ansiedad que abunda en las oficinas cada vez que alguien solicita un documento, y este no se encuentre en el lugar donde regularmente se custodie.<\/p>\n\n\n\n

Algunos podr\u00edan decir que esta actividad requiere de una inversi\u00f3n de tiempo que muchas veces no se tiene por la saturaci\u00f3n de trabajo, pero les aseguro que tomar unos instantes para mantener este registro actualizado, ahorrar\u00e1, no solamente el tiempo que se pierde en la b\u00fasqueda de documentos, sino que tambi\u00e9n disminuir\u00e1 el nivel de ansiedad en la oficina, sin contar con que simplificar\u00e1 la elaboraci\u00f3n de los inventarios para la posterior transferencia al Archivo Central.<\/p>\n\n\n\n

Finalmente, no olvidemos que no encontrar un documento podr\u00eda acarrear sanciones administrativas, no solamente para la entidad sino tambi\u00e9n para los funcionarios responsables de dicha documentaci\u00f3n. Si deseas m\u00e1s informaci\u00f3n al respecto, no dudes en comunicarte mediante WhatsApp, aqu\u00ed<\/a>.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Hace d\u00edas, desesperados, llegaron a m\u00ed buscando caja por caja un documento que hab\u00eda solicitado un ciudadano por acceso a la informaci\u00f3n p\u00fablica. Al parecer, nadie ten\u00eda la certeza de donde podr\u00eda estar dicho documento. Aun cuando a los archivos no nos gusta que esto suceda, lamentablemente es una situaci\u00f3n recurrente que puede ser evitada … Sigue leyendo \u00a1No encuentro el documento!<\/span><\/a><\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[6],"tags":[],"class_list":["post-94","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-archivistica"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/documentum.space\/blog\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/94","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/documentum.space\/blog\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/documentum.space\/blog\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/documentum.space\/blog\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/documentum.space\/blog\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=94"}],"version-history":[{"count":4,"href":"https:\/\/documentum.space\/blog\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/94\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":102,"href":"https:\/\/documentum.space\/blog\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/94\/revisions\/102"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/documentum.space\/blog\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=94"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/documentum.space\/blog\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcategories&post=94"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/documentum.space\/blog\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Ftags&post=94"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}