{"id":902,"date":"2024-03-03T20:32:19","date_gmt":"2024-03-04T01:32:19","guid":{"rendered":"https:\/\/documentum.space\/blog\/?p=902"},"modified":"2024-03-03T20:35:51","modified_gmt":"2024-03-04T01:35:51","slug":"el-gobierno-digital-y-la-disponibilidad-de-los-documentos-de-archivo-4-5","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/documentum.space\/blog\/?p=902","title":{"rendered":"El Gobierno Digital y la Disponibilidad de los documentos de archivo (4\/5)"},"content":{"rendered":"
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\"\"<\/a><\/figure>\n<\/div>\n\n\n

Para la Real Academia de la Lengua Espa\u00f1ola, que algo est\u00e9 disponible significa que \u00abse puede disponer libremente de ella o que est\u00e1 lista para usarse o utilizarse<\/em>.\u00bb Sin embargo, para la gesti\u00f3n documental, esta definici\u00f3n no corresponde totalmente a la realidad pues, no ser\u00e1 posible la disposici\u00f3n libre de toda la informaci\u00f3n, sin considerar las regulaciones y los controles de acceso que garantice el cumplimiento de lo establecido en las excepciones de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informaci\u00f3n P\u00fablica, as\u00ed como la Ley de Protecci\u00f3n de Datos Personales. <\/p>\n\n\n\n

Por otra parte, conforme lo define el Archivo General de la Naci\u00f3n de Colombia, la Disponibilidad es mucho m\u00e1s amplio en el mundo archiv\u00edstico, y a\u00fan m\u00e1s en el entorno electr\u00f3nico, pues \u00absignifica que se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar y leer<\/em>.\u00bb1<\/sup>, lo que implica, en materia de gesti\u00f3n documental, una serie de transacciones realizadas a partir de un esquema de metadatos que permita, a trav\u00e9s de la vinculaci\u00f3n entre las distintas entidades involucradas en la gesti\u00f3n documental: la localizaci\u00f3n de cada pieza documental; la recuperaci\u00f3n filtrada desde las tablas de control de acceso y correspondientes regulaciones; la interpretaci\u00f3n del objeto de informaci\u00f3n desde el sistema que lo produjo o de un emulador v\u00e1lido; y lectura, garantizado su consulta en el tiempo a lo largo del ciclo de vida definido en la Valoraci\u00f3n de cada documento.<\/p>\n\n\n\n

De esta manera, la discrepancia fundamental entre estas dos fuentes est\u00e1 en que la Disponibilidad archiv\u00edstica, a diferencia de la definici\u00f3n cl\u00e1sica, no debe dar acceso libre a todos los documentos sin responder al contexto, reflejado en las pol\u00edticas y regulaciones propias de cada entidad. Pero, s\u00ed, coincide totalmente en que, todo objeto de informaci\u00f3n deber\u00e1 estar listo para usarse y utilizarse, es decir, no deber\u00e1 existir dificultad t\u00e9cnica alguna que impida la consulta mientras sea necesario, a los agentes autorizados.<\/p>\n\n\n\n

Si necesitas dar acceso a los activos de informaci\u00f3n, considerando las restricciones definidas en la Valoraci\u00f3n documental de tu Entidad, no dudes en consultar a la gente de Documentum.space<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

Referencias<\/strong><\/p>\n\n\n\n

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  1. Colombia. Archivo General de la Naci\u00f3n, 2012, Gu\u00edas de Cero Papel de la Administraci\u00f3n P\u00fablica; Definiciones, caracter\u00edsticas y Metadatos Para la Gesti\u00f3n de Documentos Electr\u00f3nicos<\/em>, de http:\/\/preservandoparaelfuturo.org\/<\/a><\/li>\n<\/ol>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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