{"id":1120,"date":"2025-08-10T17:23:18","date_gmt":"2025-08-10T22:23:18","guid":{"rendered":"https:\/\/documentum.space\/blog\/?p=1120"},"modified":"2025-09-29T21:25:19","modified_gmt":"2025-09-30T02:25:19","slug":"revision-2-sobre-la-valoracion-documental-en-la-gestion-documental-y-ii","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/documentum.space\/blog\/?p=1120","title":{"rendered":"Revisi\u00f3n 2: Sobre la valoraci\u00f3n documental en la gesti\u00f3n documental (y II)"},"content":{"rendered":"<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter size-full\"><a href=\"https:\/\/documentum.space\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/08\/002-TiposDocumentales.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"600\" height=\"277\" src=\"https:\/\/documentum.space\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/08\/002-TiposDocumentales.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-1121\" srcset=\"https:\/\/documentum.space\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/08\/002-TiposDocumentales.png 600w, https:\/\/documentum.space\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/08\/002-TiposDocumentales-300x139.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 600px) 100vw, 600px\" \/><\/a><\/figure>\n<\/div>\n\n\n<p>Luego de abordar los primeros tres datos que ofrece la valoraci\u00f3n de una serie documental en la <a href=\"https:\/\/documentum.space\/blog\/?p=1109\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/documentum.space\/blog\/?p=1109\">publicaci\u00f3n anterior<\/a> como parte de la revisi\u00f3n al art\u00edculo original titulado \u00abTipos documentales y el procedimiento administrativo general para la gesti\u00f3n documental en el gobierno digital\u00bb -al cual puedes acceder <a href=\"https:\/\/doi.org\/10.37840\/ragn.v39i2.173\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/doi.org\/10.37840\/ragn.v39i2.173\">aqu\u00ed<\/a>&#8211; continuamos con otros tres que deben ser incorporados en cualquier sistema de gesti\u00f3n documental para su desarrollo, y cuya consideraci\u00f3n nace del siguiente p\u00e1rrafo.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-light-blue-background-color has-background\"><em>\u00abSin contar con un esquema de metadatos que represente la valoraci\u00f3n documental (&#8230;) es imposible asegurar no solamente la seguridad de la informaci\u00f3n a largo plazo, sino tambi\u00e9n la gobernanza, la transparencia y la rendici\u00f3n de cuentas, as\u00ed como la confidencialidad orientada a la protecci\u00f3n de datos personales y de la seguridad nacional.\u00bb (2025, p. 49)<\/em><\/p>\n\n\n\n<p>Utilizando la misma metodolog\u00eda de la <a href=\"https:\/\/documentum.space\/blog\/?p=1109\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/documentum.space\/blog\/?p=1109\">publicaci\u00f3n anterior<\/a>, presento para cada dato una pregunta que servir\u00e1 de autodiagn\u00f3stico, as\u00ed como una consecuencia si no se incorpora la valoraci\u00f3n de la gesti\u00f3n documental en el entorno digital.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><em>Dato 4<\/em>: <strong>Tipos documentales<\/strong> que conforman la serie documental. Por ser el tema principal del art\u00edculo que se revisa en esta publicaci\u00f3n, solamente indicar\u00e9 que los tipos documentales identifican las acciones y relaciones de las personas que realizan los actuados en cada acto administrativo, y cuya presencia garantiza la integridad de los expedientes. Por supuesto, esto es en caso que cada proceso administrativo est\u00e9 debidamente mapeado.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><em>Pregunta<\/em>: Si el sistema de gesti\u00f3n documental no tiene incorporada la valoraci\u00f3n documental, \u00bfC\u00f3mo se podr\u00eda garantizar la integridad de los expedientes para su la finalizaci\u00f3n, y de esta manera asegurar su fiabilidad?<\/p>\n\n\n\n<p><em>Una consecuencia no exclusiva<\/em>: Finalizaci\u00f3n de expedientes sin contar con la totalidad de los actuados, cuyas consecuencias pueden llevar a la p\u00e9rdida de procesos administrativos por no incorporar, por ejemplo, una c\u00e9dula de notificaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><em>Dato 5<\/em>: Las <strong>caracter\u00b4\u00edsticas f\u00edsicas del documento<\/strong> que, aun cuando no se comprenda esta descripci\u00f3n en el entorno digital, es fundamental para la elaboraci\u00f3n de una adecuada digitalizaci\u00f3n o migraci\u00f3n en el marco de un plan de preservaci\u00f3n digital, y de esta manera garantizar la fiabilidad de los expedientes que contengan originalmente documentos en distintos soportes.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><em>Pregunta<\/em>: Si el sistema de gesti\u00f3n documental no tiene incorporada la valoraci\u00f3n documental, \u00bfC\u00f3mo se podr\u00edan reconocer los documentos de distinto soporte que, conforme al acto administrativo, deben estar incorporados en el expediente?<\/p>\n\n\n\n<p><em>Una consecuencia no exclusiva<\/em>: Conformaci\u00f3n inadecuada de expedientes por no contar con todos los actuados para resolver el asunto, como lo exige la Ley del Procedimientos Administrativo General.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><em>Dato 6<\/em>: El <strong>valor de la serie documental<\/strong>, resultado de la suma de los plazos de retenci\u00f3n establecidos para el archivo de gesti\u00f3n y del Archivo Central. En caso de sumar 30 a\u00f1os el valor ser\u00e1 identificado como \u00abpermanente\u00bb y la documentaci\u00f3n deber\u00e1 debe ser conservada  o podr\u00e1 ser eliminada; y si totaliza 29 a\u00f1os o menos, se indicar\u00e1 como \u00abtemporal\u00bb o que significa que esta deber\u00e1 ser eliminada al cumplirse el plazo total de retenci\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><em>Pregunta<\/em>: Si el sistema de gesti\u00f3n documental no tiene incorporada la valoraci\u00f3n documental \u00bfC\u00f3mo racionalizar los recursos para la preservaci\u00f3n de los documentos dependiendo del tiempo de retenci\u00f3n en los repositorios, as\u00ed como la adecuaci\u00f3n de las aplicaciones para garantizar que los documentos contemplados en el <em>Dato 5<\/em> de esta publicaci\u00f3n puedan ser consultados?<\/p>\n\n\n\n<p><em>Una consecuencia no exclusiva<\/em>: La imposibilidad de lectura de documentos en otros soportes por no considerarlos en el plan de preservaci\u00f3n digital, as\u00ed como la \u00abindeterminaci\u00f3n\u00bb de firmas digitales que restan autenticidad a los documentos y, en consecuencia, la fiabilidad de los expedientes.<\/p>\n\n\n\n<p>Con esta publicaci\u00f3n concluimos con la segunda revisi\u00f3n al art\u00edculo, y aun nos quedan unos cuantos puntos por analizar. \u00bfTe animas a seguir profundizando el tema en la siguiente publicaci\u00f3n?<\/p>\n\n\n\n<p>Referencia:<\/p>\n\n\n\n<p>Viloria Ort\u00edn M. E. del C. (2025). Tipos documentales y el procedimiento administrativo general para la gesti\u00f3n documental en el gobierno digital.&nbsp;<em>Revista Del Archivo General De La Naci\u00f3n<\/em>,&nbsp;<em>39<\/em>(2), 49-74.&nbsp;<a href=\"https:\/\/doi.org\/10.37840\/ragn.v39i2.173\">https:\/\/doi.org\/10.37840\/ragn.v39i2.173<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Luego de abordar los primeros tres datos que ofrece la valoraci\u00f3n de una serie documental en la publicaci\u00f3n anterior como parte de la revisi\u00f3n al art\u00edculo original titulado \u00abTipos documentales y el procedimiento administrativo general para la gesti\u00f3n documental en el gobierno digital\u00bb -al cual puedes acceder aqu\u00ed&#8211; continuamos con otros tres que deben ser &hellip; <a href=\"https:\/\/documentum.space\/blog\/?p=1120\" class=\"more-link\">Sigue leyendo <span class=\"screen-reader-text\">Revisi\u00f3n 2: Sobre la valoraci\u00f3n documental en la gesti\u00f3n documental (y II)<\/span><\/a><\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[6,9,2,4,3],"tags":[],"class_list":["post-1120","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-archivistica","category-de-publicaciones","category-definiciones","category-gestion-electronica","category-valoracion-documental"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/documentum.space\/blog\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/1120","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/documentum.space\/blog\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/documentum.space\/blog\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/documentum.space\/blog\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/documentum.space\/blog\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=1120"}],"version-history":[{"count":5,"href":"https:\/\/documentum.space\/blog\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/1120\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":1140,"href":"https:\/\/documentum.space\/blog\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/1120\/revisions\/1140"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/documentum.space\/blog\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=1120"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/documentum.space\/blog\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcategories&post=1120"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/documentum.space\/blog\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Ftags&post=1120"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}