{"id":1109,"date":"2025-08-10T14:51:14","date_gmt":"2025-08-10T19:51:14","guid":{"rendered":"https:\/\/documentum.space\/blog\/?p=1109"},"modified":"2025-08-10T17:41:55","modified_gmt":"2025-08-10T22:41:55","slug":"revision-1-sobre-la-valoracion-documental-en-la-gestion-documental-i","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/documentum.space\/blog\/?p=1109","title":{"rendered":"Revisi\u00f3n 1: Sobre la valoraci\u00f3n documental en la gesti\u00f3n documental (I)"},"content":{"rendered":"<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter size-full\"><a href=\"https:\/\/documentum.space\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/08\/001-TiposDocumentales-1.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"600\" height=\"277\" src=\"https:\/\/documentum.space\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/08\/001-TiposDocumentales-1.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-1118\" srcset=\"https:\/\/documentum.space\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/08\/001-TiposDocumentales-1.png 600w, https:\/\/documentum.space\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/08\/001-TiposDocumentales-1-300x139.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 600px) 100vw, 600px\" \/><\/a><\/figure>\n<\/div>\n\n\n<p>Como se indic\u00f3 en la publicaci\u00f3n anterior titulada \u00ab<a href=\"https:\/\/documentum.space\/blog\/?p=1103\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/documentum.space\/blog\/?p=1103\">Tipos documentales en la Revista Archivo General de la Naci\u00f3n<\/a>\u00bb, el objetivo de esta serie de revisiones que se inicia con esta ser\u00e1 confrontar el contenido del art\u00edculo original \u00abTipos documentales y el procedimiento administrativo general para la gesti\u00f3n documental en el gobierno digital\u00bb -al cual puedes acceder <a href=\"https:\/\/doi.org\/10.37840\/ragn.v39i2.173\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/doi.org\/10.37840\/ragn.v39i2.173\">aqu\u00ed<\/a>-, con la realidad de los archivos p\u00fablicos a trav\u00e9s de una serie de preguntas que podr\u00edan utilizarse como instrumento de autodiagn\u00b4\u00f3stico.<\/p>\n\n\n\n<p>A continuaci\u00f3n iniciamos en esta publicaci\u00f3n con una lapidaria afirmaci\u00f3n presentada en el resumen:<\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-light-blue-background-color has-background\"><em>\u00abSin contar con un esquema de metadatos que represente la valoraci\u00f3n documental (&#8230;) es imposible asegurar no solamente la seguridad de la informaci\u00f3n a largo plazo, sino tambi\u00e9n la gobernanza, la transparencia y la rendici\u00f3n de cuentas, as\u00ed como la confidencialidad orientada a la protecci\u00f3n de datos personales y de la seguridad nacional.\u00bb (2025, p. 49)<\/em><\/p>\n\n\n\n<p>En efecto, sabemos que la valoraci\u00f3n documental implica la identificaci\u00f3n de una serie de datos que permiten la categorizaci\u00f3n de cada documento que, en funci\u00f3n del servicio que cumplen en cada oficina, definen una serie documental.<\/p>\n\n\n\n<p>Entre los que eval\u00faa y describe la valoraci\u00f3n -al menos en el Per\u00fa- se encuentran estos primeros tres datos que presento a los que relaciono, seg\u00fan el m\u00e9todo socr\u00e1tico, una pregunta para la reflexi\u00f3n y el an\u00e1lisis, y una consecuencia por no incorporarla:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><em>Dato 1<\/em>: El <strong>plazo de retenci\u00f3n en el archivo de gesti\u00f3n<\/strong>. Es el tiempo que debe permanecer disponible para su consulta cada expediente finalizado en la correspondiente oficina. Sin este dato es imposible saber en qu\u00e9 momento debe ser transferido al Archivo Central, donde deber\u00e1 ser preservado y disponible para su consulta.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><em>Pregunta<\/em>: Si el sistema de gesti\u00f3n documental no tiene incorporada la valoraci\u00f3n documental, \u00bfC\u00f3mo se podr\u00edan realizar las transferencias documentales al Repositorio Archiv\u00edstico Digital Institucional (RADI)?<\/p>\n\n\n\n<p><em>Una consecuencia no exclusiva<\/em>: Acumulaci\u00f3n de documentos en el espacio digital del sistema de tr\u00e1mite, ralentizando los servicios de b\u00fasqueda, recuperaci\u00f3n y entrega.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><em>Dato 2<\/em>: El <strong>plazo de retenci\u00f3n en el Archivo Central<\/strong>, que corresponde al tiempo que debe transcurrir cada expediente de acuerdo a la serie documental a la que pertenece antes de su disposici\u00f3n final, es decir, antes de que sea eliminado o transferido al Archivo Hist\u00f3rico que, en el caso del Per\u00fa, se encuentra en el Archivo General de la Naci\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><em>Pregunta<\/em>: Si el sistema de gesti\u00f3n documental no tiene incorporada la valoraci\u00f3n documental \u00bfC\u00f3mo identificar los documentos de valor permanente de aquellos que s\u00ed pueden ser eliminados, y en cuanto tiempo?<\/p>\n\n\n\n<p><em>Una consecuencia no exclusiva<\/em>: Saturaci\u00f3n del RADI (aun cuando sin valoraci\u00f3n es imposible la transferencia de documentos de archivo conforme a la norma archiv\u00edstica) o destrucci\u00f3n de documentos cuyo valor es permanente.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><em>Dato 3<\/em>: La <strong>Accesibilidad<\/strong>, que establece si la serie documental contiene informaci\u00f3n clasificada como secreta, reservada o confidencial considerando las excepciones al ejercicio del derecho que contempla de la ley de transparencia y acceso a la informaci\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><em>Pregunta<\/em>: Si el sistema de gesti\u00f3n documental no tiene incorporada la valoraci\u00f3n documental \u00bfC\u00f3mo identificar los documentos cuya informaci\u00f3n debe ser protegida por contar con datos personales y sensibles, o relacionados a la seguridad interna o externa de la naci\u00f3n?<\/p>\n\n\n\n<p><em>Una consecuencia no exclusiva<\/em>: Vulnerar la seguridad que requiere la informaci\u00f3n comprendida en las excepciones de ley, cuya publicaci\u00f3n afecta a la confidencialidad de los datos de las personas y a la seguridad y soberan\u00eda de la naci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p>Entonces, \u00bfcomprendemos la relevancia de la valoraci\u00f3n de los documentos al interior de cada sistema de gesti\u00f3n documental?<\/p>\n\n\n\n<p>Creo que s\u00ed.<\/p>\n\n\n\n<p>En la pr\u00f3xima publicaci\u00f3n continuaremos con otros datos de la valoraci\u00f3n documental que deben ser considerados en la construcci\u00f3n de los sistemas de gesti\u00f3n documental, al menos en el Per\u00fa.<\/p>\n\n\n\n<p>Referencia:<\/p>\n\n\n\n<p>Viloria Ort\u00edn M. E. del C. (2025). Tipos documentales y el procedimiento administrativo general para la gesti\u00f3n documental en el gobierno digital.&nbsp;<em>Revista Del Archivo General De La Naci\u00f3n<\/em>,&nbsp;<em>39<\/em>(2), 49-74. <a href=\"https:\/\/doi.org\/10.37840\/ragn.v39i2.173\">https:\/\/doi.org\/10.37840\/ragn.v39i2.173<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Como se indic\u00f3 en la publicaci\u00f3n anterior titulada \u00abTipos documentales en la Revista Archivo General de la Naci\u00f3n\u00bb, el objetivo de esta serie de revisiones que se inicia con esta ser\u00e1 confrontar el contenido del art\u00edculo original \u00abTipos documentales y el procedimiento administrativo general para la gesti\u00f3n documental en el gobierno digital\u00bb -al cual puedes &hellip; <a href=\"https:\/\/documentum.space\/blog\/?p=1109\" class=\"more-link\">Sigue leyendo <span class=\"screen-reader-text\">Revisi\u00f3n 1: Sobre la valoraci\u00f3n documental en la gesti\u00f3n documental (I)<\/span><\/a><\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[6,9,2,4,3],"tags":[],"class_list":["post-1109","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-archivistica","category-de-publicaciones","category-definiciones","category-gestion-electronica","category-valoracion-documental"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/documentum.space\/blog\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/1109","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/documentum.space\/blog\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/documentum.space\/blog\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/documentum.space\/blog\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/documentum.space\/blog\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=1109"}],"version-history":[{"count":7,"href":"https:\/\/documentum.space\/blog\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/1109\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":1124,"href":"https:\/\/documentum.space\/blog\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/1109\/revisions\/1124"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/documentum.space\/blog\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=1109"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/documentum.space\/blog\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcategories&post=1109"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/documentum.space\/blog\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Ftags&post=1109"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}